¿Cómo Elaborar un Plan de Comunicación? #Pautas Básicas

¿Qué es un Plan de Comunicación? ¿Por qué necesito un Plan de Comunicación?

El Plan de Comunicación es un documento que define la política e identidad corporativa de una empresa en materia de información.

En él encontramos una definición metódica de estrategias, objetivos y acciones de comunicación, tanto internas como externas, que la empresa quiere realizar en un determinado lapso de tiempo.

Es una hora de ruta, que permite un diagnóstico de la situación y su entorno, basado en argumentos justificados, para orientar y gestionar la información que la empresa abre en sus líneas comunicativas. 

Así, se evita la dispersión en la que se pueda incurrir, producto del trabajo diario. De esta manera, se realiza un seguimiento y evaluación de todos los potenciales públicos objetivos y su pertinente proceso de comunicación. 

En síntesis, es una secuencia de pautas que nos permite organizar y programar la comunicación de nuestra empresa en cualquier dimensión para una gestión eficiente de la información que fluye bidireccionalmente desde la empresa a potenciales públicos.

#Pautas

1. Definición de la Empresa: Visión y Misión. Determinar cuál es la idea misión de la entidad, cuál es la cultura o personalidad de la organización, su historia. En el caso de que no existiera, se intentaría proyectar una imagen ideal de lo que la empresa es y de lo que gustaría ser. Así, configurar una identidad corporativa y política de empresa en materia comunicativa.
2. Diagnóstico DAFO: Evaluación Interna y Externa (Entorno y Competencia). Definición de oportunidades y amenazas, se trata de un D.A.F.O. eminentemente comunicativo. Se realizará un análisis organizativo y funcional de la organización. Un estudio de la configuración comunicativa actual de la empresa hacia el exterior con un análisis de sus influencias y potencialidades. En este apartado encontraremos un inventario de los recursos humanos, materiales y financieros con los que cuenta la entidad. 
3. Identificación de Públicos Objetivos. Es una segmentación de los destinatarios potenciales, tanto internos como externos. Un análisis del target potencial de nuestra empresa para tomar decisiones acerca de cómo organizar la acción comunicativa. 
4. Planificación de la Comunicación. Se trata de organizar y secuenciar el caudal de información para la toma de decisiones acerca de la acción comunicativa. La elaboración de un mensaje genérico atractivo que motive a la participación es la premisa, y se definirán los mensajes por objetivo y por cada público potencial. Es una gestión eficaz de toda la documentación recabada para la posterior enumeración de objetivos, identificación estratégica, coordinación de acciones, planificación de actos. Plantea las preguntas: ¿Cómo quiere estar la organización en el futuro? y ¿Qué pretende la entidad en su comunicación?
5. Plan Estratégico. Es la línea estratégica. Definición de objetivos generales y específicos que perseguimos sobre la comunicación en la entidad. No pecar de ambiciosos porque puede invalidar el Plan de Comunicación. Si los objetivos que recoge el documento no son asumibles por la empresa de manera realista, el plan carecerá de valor.
   En este apartado también se determinan los medios o canales que se piensa emplear, a través de los   cuales se darán los mensajes a los públicos ya identificados. Muy importante: Realizar un inventario de recursos humanos, económicos y materiales del que se dispone para destinar en comunicación.
6. Plan de Acción. Es la línea táctica. Elabora una lista de acciones, priorizadas con unas fechas determinadas para conseguirlas. A tenor del presupuesto, definiremos y ejecutaremos una serie de acciones (actividades puntuales y precisas, convencionales y no convencionales) que implementan cada estrategia. Dicha línea táctica quedará definida en un Cronograma que se divide en los departamentos de actividad, responsable, fecha límite de ejecución e indicadores de evaluación.
7. Control, Seguimiento y Evaluación de la respuesta. Periódicamente revisar y evaluar el proceso estipulado para luego entrar a valorar los resultados obtenidos y equipararlos a los esperados. Así, obtener conclusiones que nos permitan mejorar futuros, trabajos si encontramos oportunidades de cambio, o propuestas eficaces, que optimicen los recursos de la organización.

Fuentes:

• Francesc Hernández.
• Cristin Aced. Manual Práctico Plan de Comunicación.
• Solucions ONG. Plataforma de Voluntariado Espa